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打造集中采购的“三板斧”——晋西集团集中采购工作小记

发布时间:2018-04-18

  全面深入开展集中采购,是中国兵器工业集团晋西工业集团有限责任企业进一步增强采购管控能力、提升物资保供能力、降低采购成本、改善经营发展质量的战略要求,是企业持续推进全价值链体系化精益管理战略的举措之一。2017年,通过实行集中采购,晋西集团两级集采率达到93.37%,累计节约采购金额1826.58万元。

  早在2016年9月,晋西集团搭建了“阳光化”采购管理需要的个性化网上超市,按照“总部先试点,试点再推广”的思路,经过在试点单位试运行后,开始在全企业范围内整体部署。2017年3月,晋西集团网上超市正式运行,网站涵盖办公文具用品、办公用纸、打印耗材等共计400余项产品,全部实现了“一站式”网上超市采购。

  为深入推进集中采购,晋西集团劈出“三板斧”,充分利用“网上超市”平台,开展物资集中采购,改善提升网采率,使采购流程逐渐优化完善、服务能力与水平不断提升,品种规模不断增加,阳光化、规范化的精益采购效果得到显现。

  第一板斧——探索具有特色的管理模式

  晋西集团董事长、党委书记张朝宏多次在上网集中采购工作推进会上强调,建立网上超市要按照“能上尽上,最终全上”的原则,实现采购管理“横到边、纵到底”的全覆盖。针对企业“小总部、多板块”采购模式,军品经营部作为集中采购的管理单位,全面树立新的思维模式,不断修订完善采购管理制度和流程,灵活运用厂家直供、批量比价、商业洽谈等多种方式,有效降低了物资采购价格。

  集采模式最初从线下转到线上时,还是有不少质疑声的,其中最突出的问题是怎样让更多供应商能够在网上超市这个平台注册,而只有前期把足够多的合格供应商拉进平台后,才能进行更大范围的比质比价,从而降低采购成本。降低采购价格间接压缩了生产厂家的利润,这就需要业务人员不停地跑市场,软磨硬泡,向供应商先容平台的优势、特点及发展前景。

  为建立具有企业特点、个性化的网上采购模式,业务人员首先把目光盯在了员工们普遍反映的办公用品物流滞后问题。由于平台之前采购办公用品是直接跟晨光等国内知名企业签订的协议,购买后需要从北京上海等地发货,物流占用时间较长。为了解决这一问题,业务人员认真梳理了日常办公用品的品种规模,如笔、纸、小铁夹、胶水、文件袋、记录本等常用办公用品,积极在太原本地进行市场摸底,寻找当地的知名经销商进行商务谈判和采购对接,通过比质比价,最终选定了3家太原本地的供应商,并且都在现有采购价格的基础上进行了下调。

  谁都知道采购量大价格好商量,采购量小就失去了议价能力,为了完成降本目标,晋西集团发挥“抱团取暖”的优势,针对各子企业共同需要的物资或服务,通过“直接集中采购、授权集中采购、组织集中采购”等形式,开展了晋西集团级集中采购管理业务,直接降低了采购成本。晋西车轴的轴坯采购就是其中一个典型的例子。2017年,晋西集团调整车轴钢坯采购模式,将轴坯纳入晋西集团级集中采购目录,以统谈统签的集采模式,将晋西车轴的轴坯采购需求整合,由原来与太钢战略协议定点采购,调整为现在通过兵器电子商务平台公开询价,通过兵器询价后再进行议价,车轴坯原出厂价调整为到厂价,减少了二次短倒等费用,到2017年底累计节约采购成本206.72万元。

  通过晋西集团个性化网上超市平台的建立,可以使供应商和采购商都实现“进入一个点,得到一大片”、“货比三家、一次搞定”的连锁效应,降低采购成本。

  第二板斧——加强供应商管理

  供应商管理是采购管理的核心,供应商管理水平的高低直接决定着采购管理水平的高低。今年以来,晋西集团在供应商管理方面,通过建章立制、公开招募、严把准入关、严控采购过程等措施,使供应商整体水平不断提升。

  首先,加强市场调研,创设供应商管理数据库,分类管理供应商信息档案,通过对以往采购数据信息的整合分析,为最优货品来源选取决策提供准确的数据参考;其次,建立可量化的供应商行为绩效指标,完善《晋西集团集团级供应商管理制度》,并按照进度、质量、价格、服务等四个维度对集团级合格供应商开展动态评价,运用绩效考评的结果来权衡是否继续与之开展采供合作;第三,对不同的供货商采取差异化激励和奖惩,以此促进其不断优化货物供给行为,保证优质高效的供货;最后,在确定合适供应商后,注重与之建立和维持战略伙伴关系,谋求共同发展。

  2017年,晋西集团在兵器电子商务平台官方网站公开招募合格供应商450余家,通过资质预审、现场考察评价等先后取消了38家供应商合格供应商资质,暂停7家供应商合格供应商资质,对既有供应商目录中准入产品不足三家的,有针对性地及时扩充到企业合格供应商名录中来,形成了有效的竞争机制。

  第三板斧——集中采购过程公开透明

  公开、透明是晋西集团在集中采购过程中杜绝价格虚高的有效手段,依托兵器集团电子商务平台,快速实现采购流程标准化管理和采购过程动态监控,将“谁来买、买什么、买谁的、怎么买”等采购过程阳光化、透明化,实现采购信息共享、科学规范、程序流畅、高效快捷与监督有力。

  此外,晋西集团充分利用网上超市在供应商评价及准入、商品定价及监管、交易规范及诚信、信息公开透明、责任可追溯等阳光化采购管理效能,在有序、可控的原则基础上,主动适应互联网平台电子化交易特点,积极调整企业原有采购管理办法和相关规定,适当简化、优化了采购审批流程,在充分发挥电子化交易平台便捷、高效效能的同时,也优化了内部管理流程,达到了降本增效的目的。(高洁)

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